星期四,10月18日,二千零一十二

如何通过几个简单的步骤控制您的电子邮件

你在电子邮件上花了太多时间吗?你在寻找一个学术人员可以用来管理电子邮件的系统吗?在这篇博文中,我描述了一个系统,可以让你控制你的电子邮件。

在检查了一个电子邮件收件箱后,我和我的旧ISP一起收到了所有垃圾邮件!!

电子邮件是一种与世界各地的人交流的神奇方式。但是,它也可以是一个时间接收器。学术界通常要花很多时间在电子邮件上。随着你积累更多的学生,这段时间在你的职业生涯中往往会增加,同事,出版物,和服务。

几年前,我到处寻找一个系统,可以让我更有效地管理我的电子邮件。我的收件箱里有成千上万封邮件,我觉得我的电子邮件失控了。我发现了这个 邮递由利奥·巴布塔提供了极大的帮助。下面我描述的步骤基于这种方法,但专为学者量身定做。

第一,我描述了您现在可以做些什么来缓解收件箱溢出的问题。然后,我解释了如何开发一个系统来控制你的收件箱。

如果您的电子邮件收件箱溢出,你可以采取三个步骤来控制它。

空收件箱的三个步骤

  1. 创建三个文件夹:1)临时;2)档案;3)行动。
  2. 将所有超过30天的电子邮件放在暂时性的文件夹。你以后再处理这些问题,在你闲暇的时候。
  3. 从收件箱的顶部开始,对收件箱中的每封电子邮件做出决定。如果你需要做一些事情来回复邮件,把它放在行动“文件夹。如果不是,它进入“档案。”“


如果你有空余时间,您可以返回到“暂时性的整理文件夹并处理其中任何重要的电子邮件。然而,如果一个月过去了,你可能不需要回应他们。而且,如果你确实需要回应,你可能会得到一个关于你需要做什么的提醒。

如果你使用的是大学的电子邮件系统,而且空间不足,一个想法是创建一个Gmail帐户,并将发送给您的每封电子邮件的副本发送给您的Gmail帐户。那样,在一个易于搜索的数据库中,您可以记录收到的每封电子邮件。如果你这样做,你可以从大学帐户中删除电子邮件,而不是将其存档,因为它们可以自动存档到你的gmail地址。

只将项目放入您的“行动“实际需要您执行某些操作的文件夹。假设你收到一封电子邮件,提醒你一件事。如果你的日历上还没有这个活动,你可以把它放进去”行动“直到它出现在你的日历上。一旦你的日历上有了它,它不再是一个”行动“项目。现在,它在你的日历上——这是一个比你的更好的提醒系统。”行动“文件夹。

一旦你有了一个好,干净,空的,禅宗收件箱,现在是你实施一个每天处理电子邮件的系统的时候了。

如何每天管理电子邮件


  1. 早上一开始不要查看电子邮件.避免电子邮件变成时间接收器的最好方法之一是先做其他重要的事情。
  2. 当你第一次查看当天的电子邮件时,处理收件箱中的每个项目。电子邮件应属于以下类别之一:
    1. 立即响应:需要快速响应的电子邮件”对,我可以复习那篇文章。”或“不,我不能参加委员会会议。”如果不到一分钟就做出反应,回复电子邮件。然后,存档电子邮件。
    2. 行动项目:这些是需要更多努力的项目。也许你得检查一下你的时间表,看看下学期什么时候可以演讲。不过,这可能需要一些计划。将这些电子邮件放入您的操作文件夹。
    3. 档案文件:这些是包含重要信息或不重要信息的电子邮件。如果有趣或相关,阅读电子邮件。如果不是,归档它。
    4. 其它文件夹理想情况下,我只有这三类。然而,我还有两个或多或少有用的文件夹。我是一个主要委员会的主席,并发现将所有与该委员会相关的电子邮件放在一个名为“的文件夹中更容易”委员会。”我还经常收到我想读的有关移民的新闻文章和更新。我把它们放在一个叫“的文件夹里。阅读。”我还没有真正读过它们,但有了那个文件夹我感觉好多了。
  3. 退出电子邮件.一旦你处理了晚上收到的所有邮件,对最紧迫的问题作出回应,退出你的电子邮件程序,专注于你需要做的事情,比如准备课或者写一篇赠款提案。bepaly安卓客户端一直开着你的电子邮件不是个好主意,因为它会分散你的注意力。
  4. 每天定期检查你的电子邮件(越少越好)。至少留出一次时间作为你处理行动项目的时间。你看,如果您确定要在一天中的某个时间点执行操作项目,那么操作文件夹将工作得更好。
  5. 在周末,确保收件箱和操作框为空。你的收件箱肯定是空的。理想的,您的操作框也将为空。然而,我经常让电子邮件在它们里面停留一段时间,因为我正在做一些决定,或者还没有写推荐信。bepaly安卓客户端
我知道这个系统不完美,但总比没有系统好!那你呢?你如何组织你的电子邮件??



6评论:

  1. 我不同意你关于早上不检查邮件的建议!!这门学科对生产力至关重要。我花了很长时间才意识到我的优先事项,才能够把电子邮件推迟到每天午餐前,有时我还是屈服。

    同样地,晚上检查邮件不是个好主意,因为你现在常常什么都做不到,结果你睡觉时脑子里有一些问题或疑问。!

    哦,电子邮件。叹息。谢谢你的邀请,丹妮娅!!

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    1. 说到电子邮件,我欠你一封!它在“行动“我不使用的帐户的文件夹…但是,我很快就到。

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  2. 你好,丹妮娅

    我有一个类似的系统,但我仍然在早上第一时间查看我的电子邮件!但是我没有你那么多邮件。如果我一天不检查我的电子邮件,我可能会收到50-60封电子邮件。但我很快就把它们分开,删除那些我不需要的。重要的内容将转到不同的文件夹,根据他们所涉及的项目。以后再找起来容易些,虽然Gmail搜索很容易。

    正如你建议的那样,我把我的Gmail账户放在我的大学邮箱里。这样就不会满了。

    只是最后的评论。前几天,我的同事看到我的收件箱是空的,问我是否没有收到任何电子邮件。我说过,在我的电子邮件泛滥之前,我必须是它们的主人!-)

    干杯
    李嘉图

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    1. 我喜欢你的系统。一旦你每天收到超过20封邮件,很明显你需要某种系统来处理它们。我的操作文件夹总是变得太大,但我还是不知道该怎么处理。

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  3. 我使用Mozilla Thunderbird而不是Outlook,我经常使用它们的标签选项。我为每个大任务创建了不同颜色的标签(例如:会议是棕色的,我修的课程是红色的,我教的课程是绿色的,关于我博士学位的一切都是蓝色的,等)。不属于我八类的电子邮件,都是黑色的。这种方式,我可以另外使用“仅显示标签“-搜索选项旁边的选项。

    每封超过3个月的电子邮件,在我的档案中被雷鸟分成不同的地图。这种方式,当我搜索数千封电子邮件时,我可以选择正确的文件夹。

    雷鸟也有一个电子日历插件(闪电,看起来像Gmail日历选项)。我在日历上用的颜色和我的标签上用的颜色一样:这样就更容易看到我那一周要做什么。

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  4. 你好,感谢您提供有关邮箱存档.

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